De gemeente Venray vroeg &BAS om een heisessie te begeleiden voor raad, college en een deel van het managementteam. Het doel: meer inzicht in het belang van rolbewustheid en rolvastheid in het bestuurlijk-ambtelijk samenspel. Raadsgriffier Sophie Boere blikt positief terug:
De begeleiding van &BAS had echt toegevoegde waarde. De manier waarop zij het speelveld benaderen, geeft veel inzicht, begrip en verbinding.
‘We hadden in het driehoeksoverleg met griffier, secretaris en burgemeester regelmatig gesprekken over rolvastheid en rolbewustzijn. Wie is nu waarvan? Moet dit stuk naar de raad of heeft het college de keuze? Zo ontstond het idee om een heisessie te houden over het samenspel met het hele speelveld: raad, college én een deel van het managementteam. Omdat het nu ging om drie gremia samen, vonden we het logisch om een externe partij in te schakelen. Ik kende &BAS al van een mooie sessie bij de Vereniging van Griffiers en zo was de link snel gelegd.’
‘Eerst hebben we enkele voorgesprekken gevoerd met Els Putker en Rolph Dols van &BAS. Waar liepen we tegenaan en wat was ons doel? De heisessie moest inzichten opleveren in het belang van rolduidelijkheid, rolbewustheid en rolvastheid. We wilden dat de deelnemers zich inleefden in elkaars positie, perspectief en werkelijkheid, om zo het samenspel te verbeteren. Het programma hebben we samen met &BAS ontwikkeld en &BAS heeft de werksessie begeleid.’
‘De dag begon met korte één-op- één (kennismakings-)gesprekken. Dat bracht meteen een heel ontspannen en leuke dynamiek die de toon zette voor de rest van de dag. Daarna verkenden we in groepen wat ieders rollen en bevoegdheden inhielden. Denk bij de raad aan de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. De terugkoppeling leverde veel herkenning en verheldering op: dus zó kijkt de ambtelijke organisatie naar het besluitvormingsproces! Door enkele deelnemers letterlijk van positie te laten wisselen, ontstonden ook verrassende inzichten.’
‘Vervolgens werden deelnemers die elkaar niet zo vaak spraken uitgenodigd om elkaar op te zoeken en in gesprek te gaan over de vraag wat het samenspel versterkt of juist frustreert. Terugkerende factoren hierbij waren rolvastheid, begrip, vertrouwen, oud zeer, aannames, te weinig informatie en slechte voorbereiding. Zo kregen we als griffie de tip om wat strenger voor de raad te zijn, als ze zich niet wilde houden aan de eigen kaders en procedures.’
‘We kregen veel positieve reacties op de heisessie, juist vanwege de nieuwe inzichten en de bewustwording. Ook is binnen elk gremium gesproken over de uitwerking van de opbrengst. Zo hebben we besloten meer ruimte voor ontmoeting te creëren. Voortaan eten we gezamenlijk bij speciale vergaderingen, zoals de begrotingsbehandeling. Nog een belangrijke les: investeer bij aanvang van een raadsperiode in rolbewustzijn en rolvastheid. Zodra die kennis een beetje is geland bij de nieuwe raad en ook het college van B en W is gevormd, is het goed om ook een gezamenlijke sessie te organiseren met de drie gremia. En blijf over het samenspel in gesprek, doe dat minstens tweemaal in een raadsperiode.’
‘De toegevoegde waarde van &BAS bij de begeleiding vond ik echt groot, vooral door de manier waarop zij het samenspel tussen de verschillende gremia weten te benaderen. Over de opzet is heel goed nagedacht: mensen hebben elkaar leren kennen, er is onderling begrip en verbinding ontstaan en mensen zijn gestimuleerd om zich uit te spreken. Het is heel positief verlopen en we zijn erg tevreden. Het is goed denkbaar – al ga ik er niet alleen over – dat we in de volgende raadsperiode &BAS weer opzoeken.’
Weten wat &BAS voor jouw organisatie kan betekenen? Ilse van Amelsfoort vertelt je graag meer via 06 23 99 54 04.
